USP Partner AG betreute den Grossevent „ONE EY DAY“ mit 122 Hostessen und Hosts
Am 23. September 2016 fand im Hallenstadion Zürich der ONE EY DAY mit rund 2‘100 Mitarbeitenden von Ernst & Young (EY) Schweiz statt. USP Partner AG, als führende Agentur für die Organisation, Koordination und Vermittlung von kompetentem Messe-, Kongress- und Eventpersonal, war mit über 122 Hostessen und Hosts vor Ort präsent, um ein professionelles und reibungsloses Gästemanagement zu gewährleisten.
Die Gäste professionell und dezent durch den Anlass führen
Für eine professionelle Umsetzung des Mitarbeiteranlasses holte sich EY Schweiz USP als starken Partner an Bord, wobei sich die Agentur für den kompletten Bereich Eventpersonal verantwortlich zeichnete. Dafür bestimmte die Agentur in Abstimmung mit dem Kunden die verschiedenen Aufgabenbereiche, definierte das Personenprofil und erstellte die Personalplanung. Insgesamt standen 122 erfahrene und geschulte Hostessen und Hosts von USP im Einsatz, die alle sorgfältig mittels eigens dafür organisierten Castings selektioniert wurden.
Zusätzlich wurde ein einheitlicher Dresscode entwickelt, der die Marke EY adäquat repräsentierte; USP definierte dafür einen entsprechenden Style-Guide.
Innerhalb und ausserhalb des Hallenstadions gehörten Aufgaben wie die Einweisung vor dem Gebäude, Ein- und Auslass der Gäste inkl. Eingangskontrolle mit Badge-System, die Betreuung des VIP-Einganges, die Abgabe von Nametags, die Führung des Infodesks, die Einhaltung des Event-Zeitplanes durch höfliches Leiten der Event-Teilnehmer in die richtigen Hallenbereiche, die Wegweisung während des ganzen Events sowie die Verteilung von Wasserflaschen, Übersetzungs- und Handy-Ladegeräten, dazu. Vier Teamleader wurden am Tag zuvor umfassend für den Event geschult und mittels Verhaltens- und Kommunikationstraining auf ihre Führungsrolle am Anlass vorbereitet. Sämtliches Personal wurde zudem zuvor mit schriftlichen Schulungsunterlagen für ihren Bereich fit gemacht und am Event kurz vor dem Einsatz zusätzlich mündlich gebrieft.
Am Anlass stellte ein vierköpfiges Projektteam von USP einen reibungslosen Ablauf des Personaleinsatzes sicher und führte die über 100 Mitarbeitenden direkt vor Ort. Im engen Austausch mit den Verantwortlichen von EY konnte so während des Events auch kurzfristig auf Änderungen in der Einsatzplanung reagiert werden.
Christian Macek
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