Catering-organisieren-Checkliste

Checkliste für ein Catering für Agenturen

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don leone catering zuerich

DON LEONE CATERING ZÜRICH

Checkliste für Agenturen für Event- und Kundencatering

Damit Ihr Event zu einem Erfolg wird

Das Catering ist ein wichtiger Bestandteil der Eventinszenierung. Abgekühltes Essen oder gar ungesättigte Gäste lassen den Veranstalter oft in einem schlechten Licht erscheinen. Daher sollte auch dem Organisieren eines Caterings die nötige Aufmerksamkeit und Sorgfalt gewährt werden. Hier finden Sie eine hilfreiche Checkliste, damit Ihnen bei den Vorbereitungen nichts entgeht. Ebenso finden Sie Hinweise, um nicht über die gängigsten Stolpersteine zu fallen.

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Catering organisieren

Ein gutes Catering verhilft dem Event zum wohlverdienten Erfolg.

Wegleitung Checkliste:

Beschreibung / Ausgangslage:Wichtige Hinweise und Tipps:
Art der Veranstaltung

(Jubiläum, Kundenanlass, Mitarbeiteranlass, etc.)

Je genauer Sie im Briefing die Art des Events beschreiben, desto mehr Ideen und Inspiration kann der Caterer in die Menüvorschläge einfliessen lassen. Vielleicht gibt es ja ein Motto, z.B. Italienischer Abend und dann macht es natürlich Sinn, ein italienisches Catering zu engagieren, evtl. noch ein Gelati-Ape-Dreirad und eine Karikaturistin wie in Venedig anzuheuern.
Anzahl und Demografie der Gäste

(Personal, Kinder, Erwachsene, VIP)

Den Veranstalter um eine möglichst genaue Anzahl bitten. Diese sollte nicht kurzfristig korrigiert werden, da dies viele unnötige Probleme verursacht: leerstehende oder gar eine nicht ausreichende Anzahl Tische, zu wenig Essen usw.
Ort der Veranstaltung

(genaue Adresse, inkl. Stockwerke und Raum-Nr.)

Um bestens organisiert zu sein, sollten Fragen geklärt sein wie: 
– Besteht ein Aufzug oder muss das Essen evtl. hochgetragen werden?
– Sind Parkmöglichkeiten zur Anlieferung vorhanden?
Zeit der Veranstaltung

– Datum/Daten

– zeitlicher Ablauf: Beginn/Ende

Kurzfristige Änderungen verursachen grosse logistische Probleme. Denken Sie daran, mit jeder Minute, mit welcher die Gäste zu spät zum Catering erscheinen, nimmt die Qualität der Lebensmittel ab. Pasta, welche mal al dente waren, werden verkocht und bei Saucen bilden sich unschöne Krusten. Deshalb ist das Timing entscheidend für ein gutes gastronomisches Erlebnis der Gäste. 
Motto der Veranstaltung

(evtl. übergeordnete Strategie und Konzept)

Damit die Veranstaltung und Ihre Umsetzung im Marketing-Mix integriert sind, lohnt es sich, nicht nur nach dem Motto zu fragen, sondern sich einen umfassenderen Einblick zu verschaffen. Dazu gehört auch, die Zielgruppe zu kennen. Die Geschmäcker sind verschieden und junge urbane Leute sind offener als konservative, ältere Herren vom Land. 
Art der Versorgung

– Pausensnack

– Lunch

– Abendessen

– Apérobuffet (Apéro riche)

Nicht jedes Menü eignet sich für einen Stehlunch und nur kleine Apérohäppchen reichen nicht aus, um einen abfüllenden Gala-Abend durchzustehen. Es ist deshalb wichtig, die Art der Verpflegung im Briefing genau zu definieren, wie auch die Zeit-Restriktionen falls vorhanden. Z.B. Stehlunch an Messe, max. 45 Minuten. So kann der Caterer sinnvolle Menü-Vorschläge machen und es kommt nicht zum Frust, z.B. durch zu lange Schöpfzeiten und Anstehen.
Essen

– Anzahl Gänge

– Vereinbartes Essen:

Apéro

Vorspeise

Hauptgang

Dessert

Vereinbaren Sie mit dem Kunden genau, welche Vorstellungen er bezüglich welcher Gänge hat. Wird der Apéro als Gemüsedipp serviert oder werden Partybrote an der Theke zur Selbstbedienung aufgetischt? Auch wichtig: In welchen Abständen werden die Gänge serviert. Oftmals ist noch eine Rede oder ein Unterhaltungsteil geplant. Ist der Caterer darüber nicht informiert, verkocht das Essen oder wird kalt. 
Getränke

Anzahl Flaschen:

Champagner/Prosecco

Fruchtsäfte

Weine

Bier

Mineralwasser

Süssgetränke

Spezialgetränke

warme Getränke

Bestellen Sie genug Getränke! Meist können Sie mit Getränkelieferanten vereinbaren, dass Sie nicht geöffnete Flaschen zurücknehmen und nicht verrechnen. Lieber mehr als zu wenig, ist hier deshalb das Motto. Fragen Sie den Caterer und den Getränkelieferant nach Erfahrungen, wieviel von welchen Getränken benötigt wird. Diese können hilfreiche Unterstützung bieten. 

Es muss auch nicht immer Prosecco, Weisswein, Bier, Orangensaft und Mineral sein. Überraschen Sie Ihre Gäste mit einem Mandarinen-Gazossa, einem Club Mate oder anderen Trend-Getränken. Das sorgt für Gesprächsstoff, lockert die Atmosphäre und regt die Gesellschaft an.

Momentan sehr beliebt sind exotische Gins mit guten Tonics (kein Schweppes!).

Wenn der Anlass ein Länder-Motto hat, können Sie auch nur Getränke aus diesem Land offerieren.

Art der Küche

(lokal, international, länderspezifisch, saisonal, vegetarisch, Spezialthema)

Die Art der Küche sollte sich entweder vom Event-Motto oder der Zielgruppe ableiten lassen. Für eine hipsterige Internet-Bude darf es eventuell durchaus was exotisches wie Marokkanische Spezialitäten sein. Bei eher bürgerlichen und konservativen Firmen sind wohl eher die Klassiker gefragt: schweizer-, italienische oder französische Küche. 
Art der Verköstigung

– Service mit Cateringpersonal/ eigenem Personal (Anzahl benötigte Personen)

– Buffet, Stände, Barbetrieb

Vergessen Sie nicht rechtzeitig das Personal zu rekrutieren und zu schulen, sollte der Veranstalter kein Personal stellen können. Fragen Sie auch nach dem Corporate Design, damit Sie das Servicepersonal entsprechend briefen können. (Kleidung.) Das Personal sollte die Grundregeln des Knigge beherrschen (bedienen von rechts) sowie mehrere Teller auf einmal abräumen können. 

Zudem sollte für das Personal die gleichen Regeln gelten wie für 1to1 Promotionen, kein Kaugummi, kein Handy, nicht zu viel Schminke und Parfüm.

Leistungsumfang Catering / Logistik

– kompletter Service

– liefern, abholen

– wird abgeholt, wird zurückgebracht

Stellen Sie hier sicher, dass schlussendlich der vollständige Service abgedeckt ist. Lücken führen zu einem unliebsamen und unnötigen Stressfaktor. Dazu gehören bei grossen Events auch Runner für das Nachfüllen der Kühlschränke, helfen beim Abräumen, wechseln von Biertanks usw. Wichtig ist auch, dass jeder weiss, was er wann zu tun hat. Wer schöpft, wer räumt ab, wer bringt Nachschub etc. 
Infrastruktur

– Grösse der Räumlichkeit

– Stromanschluss

– Wasser- und Abwasseranschluss

Zentral bei der Infrastruktur sind Wasser und Stromanschlüsse. Sind diese vorhanden oder nicht. Wenn ja, wo? Muss evtl. Verlängerungskabel organisiert werden für die Wärmeplatten. Hat es Wasser für die Kaffeemaschine und den Teekocher. Gibt es eine Eismaschine oder kann diese angeschlossen werden. 

Achten Sie auch auf die Stromspannung. Gewisse Küchengeräte wie Pizza-Ofen brauchen sehr viel Strom und sind berüchtigt dafür Sicherungen durchzubrennen.

Mobiliar inkl. Anzahl

(Stehtische, Buffettische, Esstische, Stühle)

Ist das gewünschte Mobiliar vor Ort oder muss es zusätzlich organisiert werden? Es gibt viele Verleih-Firmen, welche sich auf Eventmobiliar spezialisiert haben und nur das anbieten. 
Geräte

(Herd, Ofen, Grill, Kühlraum/-schrank, Spülmaschine, Beleuchtung, Heizkörper)

Bieten die Kühlschränke genügend Platz/Volumen z.B. für das Dessert? Oder müssen Produkte aus Platzgründen später nachgeliefert oder in der Nähe zwischengelagert werden?

Bei eierhaltigen Speisen wie Mousse au Chocolat und Tiramisu muss unbedingt die Kühlkette sicher gestellt werden. Eine Gruppe mit Salmonellenvergiftung ist das Letzte was Ihr Kunde wünscht.  

Geschirr

(Einweggeschirr, Mehrweggeschirr, Spezialgeschirr, Gläser, Becher)

Geschirr und Besteck gehören nicht standardmässig zum Cateringauftrag dazu. Stellen Sie sicher, wer dieses organisiert und dafür verantwortlich ist. Versuchen Sie auf Plastik zu verzichten. Es ist unpraktisch und wirkt billig. Es gibt bei Einweggeschirr inzwischen tolle Alternativen aus Bambus und Holz, welche auch biologisch abbaubar sind. 
Dekoration

– Tischanordnung/Namensschilder

– Tischtücher/Abdeckungen

– Dekorationen (Kerzen, Blumen, etc.)

– Menükarte/Programm

Gerade in eher kühlen Industrieräumen oder Messehallen kann man mit Dekoration viel Atmosphäre schaffen. Dafür eignen sich Blumen, Kerzen, Tischtücher usw. Achten Sie unbedingt auch auf das Licht. Ein Raum, welcher mit Neonlicht beleuchtet wird, kann nur schwer für schöne Stimmung sorgen. Versuchen Sie, wenn möglich, das Licht zu dimmen oder indirekt zu belichten. 

Bei Kerzen aufpassen, wo Sie diese hinstellen. Niemand soll seine Kleider aus Versehen anzünden und auch Wachsflecken gilt es zu vermeiden.

Bei Mehrgängern empfiehlt es sich, eine Menükarte auf den Tisch zu stellen, so dass die Gäste wissen, was auf Sie zukommt.

Personal

– Chef de Service (Name, Tel.-Nr.)

– Servicepersonal, Barkeeper

– Auf- und Abbaupersonal

– Transportpersonal

-Reinigungspersonal

Bietet das Catering-Unternehmen full-Service an oder müssen Sie sich noch in gewissen Bereichen um zusätzliches Personal kümmern? Was sind die Anforderungen an das zusätzlich aufgebotene Personal? Briefen Sie es rechtzeitig und vollumfänglich. Ratsam, Ersatzpersonal aufzubieten, um bei Krankheit und entsprechendem Ausfall bestmöglich vorbereitet zu sein.

Auch hier gilt: Die meisten Caterer kann man mit oder ohne Personal buchen. Sind zusätzlich zum Catering-Personal noch Promotoren oder Messe-Hostessen involviert, kann es schnell chaotisch werden. Deshalb ist auch hier eine klare Aufgabenteilung notwendig und ein gutes Personal-Briefing vor dem Event.

Vorschriften/Bewilligungen/Haftung

– Rauchverbot/Raucherzonen

– Patente, Ausschanklizenz

– Verlängerung

Sie möchten nach dem Essen noch eine Disko bis 4 Uhr morgens? Dann brauchen Sie eventuell eine Bewilligung. Das gleiche gilt für die Bestuhlung vom öffentlichen Raum und den Alkoholausschank bei einem öffentlichen Anlass. Auch der Brandschutz muss eingehalten werden, insbesondere die Fluchtwege müssen vorhanden und klar markiert sein. Auch das Rauchverbot darf nicht umgangen werden.
 VersicherungenGerade wenn mehrere Parteien wie Kunden, Agentur und Caterer sowie Raumvermieter an einem Anlass beteiligt sind, sollte vorab geklärt werden, wer für welche Arten von Schäden versichert ist. 

 

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Christian Macek

Christian Macek hat mehrere Jahre bei einer führenden Schweizer Promotionsagentur gearbeitet und ist heute leidenschaftlicher Online Marketer und Filmemacher.


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